Organisation personnelle
Dans cette section, je souhaiterais partager avec vous un autre sujet qui me passionne, celui-ci de l'organisation personnelle. Et par organisation personnelle, j'entends tous les outils et techniques permettant de mieux organiser sa vie au sens large, que ce soit ses notes, ses tâches ménagères, son ordinateur ou encore sa maison.
Ces dernières années, c'est surtout le sujet du personal knowledge management (PKM) qui occupe le devant de la scène : le système du Zettelkasten a été popularisé par la publication du livre How to Take Smart Notes de Sönke Ahrens en 2017, suite à quoi on a vu fleurir non seulement une multitude d'articles et de sites dédiés sur internet, mais également une nouvelle génération de logiciels consacrés à la prise de notes et tentant d'intégrer les réflexions contemporaines sur le sujet. Je suis d'ailleurs personnellement impressionné par les progrès informatiques ayant été réalisés en quelques années. Alors qu'en 2019, il m'était encore difficile de trouver un logiciel assez multifonctionnel et flexible1, il existe aujourd'hui par exemple Obsidian, logiciel gratuit et cochant toutes les cases des fonctionnalités que je cherche pour un système d'organisation.
De manière plus générale, ce mouvement suit en fait l'engouement pour le développement personnel qui a envahi la société et la sphère web. Et à côté des discussions et idées réellement intéressantes, on retrouve fatalement dans le personal knowledge management les mêmes dérives. Les gourous autoproclamés cherchent à vendre des formations sur le sujet ou des gadgets hors de prix2. Et les créateurs de contenus, qui ont intérêt à sortir des vidéos régulièrement afin d'obtenir le plus de vues possibles, vont avoir tendance à vanter les mérites du dernier truc à la mode. Le problème c'est qu'on ne sait généralement pas s'il s'agit de techniques efficaces ayant passé l'épreuve du temps et qu'ils utilisent réellement dans un contexte précis, ou simplement d'une astuce qu'ils ont à peine testée un jour, une semaine, ou dans les cas les plus heureux, un mois. Comme dans tous les aspects de la vie, prudence et esprit critique sont donc de mise !
Notons que les mouvements du Zettelkasten et du PKM sont principalement préoccupés par la prise de notes ainsi que leur gestion. Mais si j'aime utiliser l'expression organisation personnelle, c'est que ma vision de l'organisation ne se limite pas à la prise de notes. Mon souhait est en effet de pouvoir mettre en place des systèmes et des outils qui m'aident à être organisé dans tous les aspects de ma vie. Et de cette volonté d'intégration globale découle toute la spécificité de ma démarche : jeter des ponts entre les différentes sphères de l'organisation.
Je trouve effectivement le panorama actuel de l'organisation très cloisonné en fonction des profils de personne. Les chercheurs, écrivains et étudiants vont plutôt se tourner vers le Zettelkasten. Les personnes intéressées par les agendas vont probablement se lancer dans le Bullet Journal (2018) de Ryder Caroll. Pour ceux et celles souhaitant être mieux organisées dans leur travail, c'est généralement le best-seller de David Allen, Getting Things Done (2001), qui fait figure de référence. Dans un cercle voisin, on trouvera les gestionnaires de projet, exemple intéressant puisqu'il s'agit d'une profession dont les formations en project management sont justement axées sur l'organisation. Toutefois cette discipline me semble fort repliée sur elle-même dans une optique très corporate, avec des principes et des outils dont la superficialité et la pertinence me questionnent. Un autre public dans le giron de l'organisation personnelle, qu'on ne relie généralement pas aux catégories précédentes quand on n'oublie carrément pas de les mentionner, sont les « ménagères »3. C'est-à-dire les personnes au foyer cherchant à organiser au mieux leurs tâches domestiques. Ici aussi, on pourrait mentionner un livre plutôt notoire : Sink reflections (2002) de Maria Cilley (The Flylady). Et je ne parlerai même pas de tous les autres ouvrages de développement personnel visant à changer ses habitudes, à travailler avec concentration, à gérer son temps et son énergie, etc. ayant chacun leurs audiences respectives.
Enfin, les personnes intéressées par le concept même de collecter et organiser ses idées seront peut-être tombées au gré de leurs recherches sur un autre ouvrage de référence, How To Make a Complete Map of Every Thought You Think (2003). Cet ouvrage, distribué gratuitement sur internet par un auteur au pseudonyme de Lion Kimbro, met un accent plus important sur l'informatique. Et ce n'est pas étonnant, puisque d'une part nos outils sont dorénavant majoritairement informatiques, mais que d'autre part les programmeurs sont constamment confrontés à des problèmes d'organisation très pragmatiques : comment organiser plusieurs milliers de lignes de code dans des projets collaboratifs à long terme ? D'où l'arsenal conceptuel très sophistiqué ayant émergé de cette discipline, comme par exemple les design patterns en programmation orientée objet.
N'ayant encore trouvé nulle part un auteur qui propose cette synthèse, ou quintessence, des différents systèmes d'organisation personnelle existant, je me suis donc dis que c'était peut-être à moi de tenter cette aventure ambitieuse. De créer cette « science du cahier » inexistante qu'évoque Lion Kimbro. Qui sait, peut-être que moi aussi je finirais par devenir un gourou ?
Dans notre vie, il existe différents niveaux d'organisation qui coexistent et interagissent les uns avec les autres. Il y a par exemple des tâches quotidiennes très pragmatiques : se lever, manger, faire les courses, le ménage, la cuisine, etc. Il y a également des projets à court et moyens termes, plus ou ou moins bien définis à l'échelle de jours, de semaines ou de mois : réaliser un voyage, apprendre une langue, acquérir un nouvel objet, lire un livre, organiser ou participer à un évènement, réparer quelque chose, etc. Mais il est aussi possible de placer dans une perspective bien plus large et de se poser ces questions primordiales : Quelles sont mes aspirations dans la vie ? Quels sont les rêves que je souhaite réaliser ? Qu'est-ce je veux accomplir et qui veux-je être ? En d'autres termes : Quels sont mes projets à l'échelle d'une vie ?
Si ces différentes échelles d'organisation ont chacune leur importance, dans cet article je souhaiterais me concentrer sur ce que j'appelle nos horizons, c'est-à-dire tous les éléments qui donnent une direction à notre vie. Je trouve en effet que partir de cette projection à long terme est une bonne manière de débuter sa démarche d'organisation personnelle : clarifier ses désirs et ses projets de vie engendre ensuite consciemment et inconsciemment des actes concrets afin d'y parvenir.
Sans cette perspective globale en tête, il existe en effet un risque que nous perdions de vue la raison pour laquelle nous faisons telle ou telle chose et que notre motivation s'estompe. On peut par ailleurs tomber dans le piège de s'organiser pour le principe de s'organiser, ou encore de passer son temps à s'affairer dans des activités qui ne font pas vraiment avancer nos projets. En effet, il existe une différence entre être actif et être productif : si je souhaite écrire un livre mais que je passe mon temps libre à réaliser des tâches ménagères, mes tâches ménagères seront certes faites, mais mon livre n'aura pas avancé ! Il est ainsi courant de se perdre dans des tas d'activités qui nous maintiennent « occupés » mais qui ne nous épanouissent pas forcément.
Ma conception de l'organisation personnelle est qu'il ne s'agit pas d'une fin en soi, mais uniquement d'un outil pour nous aider à réaliser nos aspirations. Définir ses horizons utilise ainsi une approche top-down
: expliciter ses objectifs à long terme afin de s'en servir comme source d'inspiration pour nos projets à court terme, donner du sens à nos actions et garder un cap.
Je vous propose donc de créer un dossier Horizons sur votre ordinateur si vous préférez le format numérique, ou d'y consacrer une farde (ou éventuellement un cahier) si vous préférez le format papier. Dans ce dossier, l'idée est de créer des notes qui concernent toutes nos attentes et désirs à long terme. Pour vous aiguiller, je vais maintenant vous présenter quelques idées de rubriques à ajouter à ce module Horizons :
Bucket list : Probablement l'outil le plus connu de cet article, la bucket list
est simplement une liste de choses que l'on souhaiterait accomplir « avant de mourir » : voyages, hobbys, finances, biens, langues, réalisations, prouesses physiques, objectifs professionnels ou personnels, etc. Sur internet, on trouvera de nombreuses listes de ce genre où puiser de l'inspiration. Elles sont toutefois généralement assez superficielles, or la bucket list devient surtout intéressante lorsque nous la personnalisons par rapport à ce qui est important pour nous.
Aspirations : Il est également possible d'exprimer les choses que l'on souhaiterait accomplir sous une autre forme que celle d'une bucket list, et pour cela c'est cette rubrique fourre-tout que j'utilise. Un outil stimulant peut être celui du narratif : il s'agit de raconter descriptivement ce que l'on voudrait. Par exemple, on se pose la question Comment imagine-je la maison de rêve ?
et ensuite on la décrit. On peut de même réaliser une arborescence ou un diagramme (mindmap) de ses différentes aspirations.
L'intention c'est ici de prévoir de la place pour d'autres souhaits qui n'émergent pas forcément sous la forme d'une liste, et en outre d'ouvrir la porte à de remises en question fondamentales. Voici par exemple une question que je pense que tout le monde devrait se poser pour se positionner face à elle : Ai-je réalisé mes rêves d'enfants ?
.
Plan de vie : Une technique que j'affectionne tout particulièrement consiste à découper notre vie en périodes de 5 ou 10 ans, et pour chacun de ces intervalles inventorier ce que nous souhaiterions accomplir ou être, ou encore les centres d'intérêts ou thématiques auxquelles nous souhaiterions consacrer du temps. Qu'est-ce que je veux faire de 35 à 40 ans ? De 40 à 45 ans ? etc.
D'un point de vue pratique, je me contente de noter quelques mots-clés (accompagné d'émojis) pour chaque tranche de vie, mais libre à vous d'utiliser le format qui vous parle le plus.
Il est enrichissant d'explorer comment les différents fils conducteurs de notre vie évoluent. Par exemple le projet de fonder une famille entre 30 et 35 ans peut donner lieu à d'autres projets dans les tranches futures, comme celui de voyager, d'acheter une maison, d'avoir une certaine orientation professionnelle, etc. Voici quelques exemples d'axes de vie pour vous aider à débuter : activité artistique, bénévolat ou participation à des projets communautaires, développement personnel, étude, formation ou langue, hobbys, projet de couple ou de famille, projet personnel, projet professionnel, sport, vie sociale.
Ce que je trouve particulièrement génial avec un plan de vie, c'est que cela permet d'avoir une vision à très long terme de la vie, et par exemple nous rassurer sur le fait que nous ayons le temps de faire les choses. Pour ma part, je me suis rendu compte que je pouvais placer certaines activités pour lesquelles je n'ai absolument pas le temps maintenant dans des tranches ultérieures de ma vie, et je me suis même rendu que j'arrivais à lister tout ce que je souhaitais faire avant mes 60 ans. Je dispose donc après mes 60 ans d'une page totalement blanche, et savoir que j'aurais le temps de concrétiser tout ce que je souhaite concrétiser m'apporte une certaine sérénité. Sérénité qui contrebalance d'ailleurs les injonctions sociétales et le sentiment quotidien de la fuite du temps.
Centres d'intérêt : Un autre module intéressant dans une réflexion sur ses objectifs de vie consiste à dresser une liste de ses centres d'intérêts, qu'ils soient passés, présents ou futurs. Je regroupe personnellement mes centres d'intérêts par catégorie, que je détaille éventuellement en sous-catégories en fonction de l'importance que ces différents centres d'intérêt revêtent dans ma vie.
Exemple Voici un extrait de la catégorie Musique dans la liste de mes centres d'intérêts, que j'ai divisée en différentes sous-catégories, dont notamment la sous-catégorie Instruments qui contient aussi bien des instruments que je joue actuellement, que des instruments que j'ai joué par le passé mais aussi des instruments que j'aimerais apprendre à jouer dans le futur :
Musique ├─ Composition ├─ Instruments │ ├─ Batterie │ ├─ Flûte traversière │ ├─ Guitare │ ├─ Piano │ └─ Trompette ├─ Synthétiseurs └─ Théorie
L'utilité de consigner nos centres d'intérêts est de mieux nous connaître, d'avoir une vue d'ensemble sur ce qui nous passionne, de pouvoir établir des liens entre ces hobbys, et de les hiérachiser, c'est-à-dire de comprendre ou décider lesquels sont les plus importants pour nous à l'heure actuelle, desquels ne le sont plus ou peuvent attendre. En outre, cette démarche permet d'alimenter nos projets qui émanent généralement des domaines qui nous captivent.
Exemple La Batterie
est un de mes centres d'intérêts, Apprendre à jouer de la batterie
une des mes aspirations. Pour concrétiser cette envie, je peux ajouter Acquérir une batterie
à ma liste de tâches. Dans mon plan de vie, je peux planifier dans quelle tranche de ma vie je consacrerai à ce projet. Une fois que j'aurais une batterie, je pourrai alors créer une routine de travail pour cet instrument, prévoir des dossiers pour y stocker des partitions, etc.
Enfin, le fait de recenser nos centres d'intérêts de manière systématique établit un système de catégories pratique afin d'organiser nos idées et nos projets. Ainsi on pourra organiser notre espace numérique et physique de manière analogue à notre liste de centres d'intérêts, notamment dans l'agencement des dossiers et des fardes.
Charte : Une liste de principes, valeurs et comportements auxquels nous aspirons est un autre composant essentiel de nos horizons. Il s'agit de nos bonnes résolutions, un code de conduite que nous souhaitons passer avec nous-mêmes.
Exemple Différents points d'une charte pourraient être : Je privilégie les aliments locaux, biologiques et éthiques
, Je fais la vaisselle directement après avoir mangé
ou encore Lorsqu'un conflit se présente, je cherche à le résoudre rapidement par le dialogue
.
Nos maximes peuvent ainsi concerner nos habitudes quotidiennes, de consommation, nos relations avec les autres, notre hygiène de vie, notre alimentation, etc. Celles-ci peuvent être spécifiques à des situations particulières, comme par exemple le milieu professionnel.
On prêtera attention à la manière dont sont rédigés les points de cette liste. Depuis que je suis enfant, j'entends en effet qu'une telle liste doit idéalement être formulée à la première personne et de manière active, et j'essaye plus ou moins de respecter ce principe, bien qu'il m'arrive d'y déroger.
Enjeux existentiels : il peut également être enrichissant d'inclure dans ses horizons des réflexions sur des questions plus transcendantes à propos de la vie, et qui dépassent notre personne. C'est ainsi que la première note que j'ai ajouté à mes horizons était une liste de questions existentielles, donc l'inspiration m'était venue après avoir lu la liste des problèmes de Hilbert en mathématiques.
Exemple Voici un extrait de cette liste :
Qu'est-ce que la vérité ? Qu'est-ce la réalité ? Que puis-je savoir ? Qu'est-ce que le temps ? Qu'est-ce que l'univers ? Quelle est son origine ? Qu'est-ce que la vie ? Quelle est son origine ? Quel est son but ? Qu'est-ce que la mort ? Qu'est-ce que la conscience ?
Pour terminer cet article, je souhaiterais souligner que le plus important n'est pas d'avoir une liste complète ou parfaite de ses horizons, ni de la réaliser en une seule fois. L'important c'est de débuter par une liste satisfaisante que nous compléterons au fur et à mesure. Par exemple, la première fois que j'ai réalisé une liste de mes centres d'intérêts, j'avais l'impression que j'en avais beaucoup trop pour pouvoir les lister. Mais en y revenant régulièrement, j'ai fini par obtenir une liste stable et complète de tous mes centres d'intérêts.
Il s'agit d'ailleurs chez moi d'un dossier en constante adaptation : les horizons ne sont donc pas destinés à être des notes figées mais bien à évoluer avec nous. C'est pourquoi on prévoiera de revisiter ces horizons à intervalles réguliers. Dans mon cas, il s'agit d'un exercice introspectif que je réalise au moins une fois au début de chaque année (routine annuelle).
En conclusion, mettre par écrit ses horizons est un excellent moyen de rester en contact avec ses aspirations, de les manifester par des projets concrets, de se confronter à notre réalité intérieure, et de donner du sens à nos actions quotidiennes.
↑Pour commencer cette série sur l'organisation personnelle, je vais aborder des sujets très pratiques et terre-à-terre, ceux que je considère comme étant des incontournables, avant d'aller progressivement vers des concepts plus avancés et abstraits. Et parmi les incontournables de l'organisation, j'ai décidé de commencer par vous parler des emails. En effet, à notre époque il est devenu quasiment impossible de s'en passer. Cependant si tout le monde utilise les emails, tout le monde n'a pas pour autant une boîte mail nettoyée et organisée. Je suis toujours effaré lorsqu'une personne me montre sa boîte mail et que je constate qu'il y a plusieurs milliers de courrier dans la boîte de réception. Je n'ai tout simplement aucune idée de comment ces personnes font pour gérer leurs emails et s'y retrouver, et s'ils y arrivent, chapeau à eux. Personnellement, je pense cependant qu'avoir des milliers de mails dans sa boîte de réception est une entrave importante à une bonne organisation : on s'organise malgré les milliers de mails qui traînent dans sa boîte de réception et pas grâce à eux.
Bref, dans cet article, je vais vous parler de quelques astuces faciles afin de mieux organiser une boîte mail. À ce sujet, je pense que David Allen a d'ailleurs très bien résumé la situation :
Many people are still using their e-mail in-tray area as an amorphous general-reference storage place, but they resist making an electronic folder named "Robert" or "School schedules" in their e-mail application in which to drag and store it {...}. – David Allen, Getting Things Done (2001)
N.B. : Je consulte très rarement ma boîte mail sur mon téléphone, et par conséquent les conseils que je donne ici sont donc orientés à l'utilisation d'un ordinateur.
Le principe de base est simple : créer des dossiers dans sa boîte de réception qui vont nous permettre de trier nos emails. Une boîte mail est en effet normalement constituée de certains dossiers par défaut, dont notamment la Boîte de réception qui accueille les nouveaux emails.
Pour ma part, je crée des sous-dossiers dans ma boîte de réception que je nomme en fonction des sujets des mails qui vont s'y trouver. L'idée est que le nom du dossier permette de retrouver rapidement les mails qui s'y trouvent.
Le fait de créer des dossiers dans notre boîte de réception va ainsi nous permettre d'y ranger les mails que nous recevons dans notre boîte de réception. À partir de maintenant, notre objectif est donc de vider notre boîte de réception. L'équivalent d'un „decluttering“ mais pour la boîte mail.
Alors évidemment si vous n'avez jamais trié votre boîte de réception et que vous avez des milliers d'emails dedans, cela va être très long et compliqué de la vider. Par conséquent il va être nécessaire d'appliquer un principe important d'organisation personnelle : Commencer en cours de route. Plutôt que de vouloir trier l'ensemble de votre boîte mail, ce qui risque de vous décourager, commencer à appliquer ce nouveau système dès maintenant à tous les nouveaux emails qui arriveront dans votre boîte de réception. (Je vous donnerai plus bas quelques stratégies pour venir à bout de vos milliers d'emails.)
Le principe consiste donc à trier régulièrement sa boîte de réception. Pour cela, on passe en revue chaque mail :
Et ainsi de suite jusqu'à ce que la boîte de réception soit complètement ou quasiment vide. (Si vous démarrez ce système en cours de route, vous vous arrêterez évidemment au mail auquel vous avez commencé le système)
Je dis quasiment vide car il m'arrive tout de même laisser quelques messages dans ma boîte de réception : il s'agit de messages urgents pour lesquels je dois effectuer une tâche ou que j'ai besoin de consulter. Je les laisse donc dans ma boîte de réception afin que ce soit la première chose que je vois en consultant ma boîte mail. Par ailleurs, étant donné que je vise à ce que ma boîte de réception soit vide, cela m'ennuie de voir qu'il reste des mails dans ma boîte de réception et me pousse donc à m'en occuper le plus vite possible. Dans ce cas la quantité de mails présents dans la boîte réception doit absolument être limitée (disons environ 5) sous peine de se retrouver à la case départ. À vous de voir si ce système vous convient.
Discussion. Notons donc que mise à part les quelques emails urgents que je laisse dans ma boîte de réception, je n'utilise pas ma boîte mail et mes dossiers afin de faire de la gestion de tâches. Cette responsabilité est en effet dévolue à mon kanban (liste de tâches). J'ai essayé pendant une certaine période une technique proposée par David Allen consistant à ajouter des labels d'action à ses noms de dossiers (@TODO, @WAITING), mais j'ai fini par l'abandonner car cela donnait lieu à un double encodage avec mon système de gestion de tâches habituel.
Avoir un système d'organisation global bien en place aide également à nettoyer plus aisément sa boîte mail. Prenons par exemple des emails dont le seul intérêt est qu'ils contiennent des pièces jointes, typiquement des emails de factures. Si nous avons un système d'organisation bien en place, nous pourrons simplement télécharger les factures et les ranger dans le dossier prévu à cet effet sur notre ordinateur, ce qui nous permettra si on le désire de supprimer le mail.
Si vous commencez à utiliser ce système, vous allez vraisemblablement accumuler des dossiers dans notre boîte de réception. Une partie d'entre eux va être effacée lorsque nous n'en aurons plus besoin (voir les routines à mettre en place plus bas), mais il y a aussi toute une panoplie de mails qu'il est nécessaire de conserver à plus long terme pour diverses raisons. Il est ainsi intéressant de réserver la boîte de réception uniquement aux affaires en cours, et d'archiver les autres mails dans un dossier à part. Et dans ce dossier d'archives, on utilisera également des sous-dossiers afin de s'y retrouver.
Un exemple typique de dossier que j'ai dans mes archives est un dossier nommé Comptes dans lequel je place l'ensemble des emails que je reçois lorsque je m'inscris sur un nouveau site. Je peux ainsi tracer l'ensemble des sites sur lequel je possède un compte utilisateur.
C'est très bien de mettre en place un système de dossiers, mais pour que celui-ci reste fonctionnel, il est indispensable de mettre en place des routines de maintenance. Voici celles que je propose :
Pour vérifier l'exécution de ces routines, on pourra utiliser des « trackers » (un concept provenant du bullet journal), c'est-à-dire une liste à cocher qui « traque » la date à laquelle une routine est effectuée.
Pour ceux qui n'ont jamais supprimé un seul email de leur vie et qui en traînent des milliers dans leur boîte de réception, parlons maintenant de ce fameux travail de nettoyage initial. Étant donné qu'il s'agit d'une tâche monotone et rébarbative, passer plusieurs heures d'affilée à trier ses mail est d'expérience décourageant et frustrant. Dans ce cas, je préconise d'effectuer régulièrement de courtes sessions (5 à 15 minutes à chronométrer suffisent amplement) dur ↑ant lesquelles vous triez vos mails. Ce genre de rituel est pour moi la meilleure manière de venir à bout des tâches un peu ennuyantes qui demandent du temps. Par exemple, à chaque fois que vous effectuer une routine mentionnée ci-dessus, vous pouvez en profiter pour trier en plus quelques-uns de vos vieux mails. Le gros avantage avec un temps si court c'est que cela va créer exactement l'effet inverse de l'ennui : vous allez être frustrés d'avoir si peu le temps pour trier vos mails, ce qui va vous motiver à en faire plus ! Ne soyez donc pas pressés mais acceptez d'avancer à pas de fourmi, le but est d'y parvenir à moyen ou long terme.
Et voilà à peu près les seules techniques que j'utilise afin d'organiser ma boîte mail. Il existe sûrement plein d'autres possibilités, comme par exemple le fait de pouvoir assigner des couleurs et des catégories à ses mails, mais pour ma part ce système simple que j'utilise depuis plusieurs années me suffit amplement. Mais comme tout ce que j'expose dans cette rubrique, ce qui me convient ne vous conviendra pas forcément et ce sera donc à vous de tester et d'adapter ces astuces.
Enfin, avant de refermer ce sujet, je souhaiterais quand même mentionner qu'il existe encore bien d'autres aspects annexes qui aident à la bonne organisation d'une boîte mail. Comme par exemple le fait que cela vaut la peine de supprimer les comptes dont on n'a plus besoin et de se désabonner des notifications intempestives de manière à limiter les emails entrants. Ou encore le fait de répondre immédiatement aux emails dont la réponse nécessite moins de 5 minutes à écrire, etc. Et évidemment tous les aspects psychologiques de l'organisation et la gestion de tâches.
Il ne me reste qu'à vous souhaiter un excellent tri, et à bientôt pour un prochain article !
Dans cet article d'aujourd'hui, je souhaiterais aborder un classique de l'organisation personnelle, à savoir l'utilisation de minuteurs afin d'encadrer la réalisation de tâches1. Le principe de base est simple comme bonjour : utiliser un minuteur qui va nous alerter à la fin d'une période de temps déterminée. Je vais tout d'abord commencer par expliciter pourquoi le principe est intéressant et ensuite la manière concrète dont je l'applique.
En premier lieu, il est intéressant de mettre en évidence deux phases importantes lors de la réalisation d'une tâche, à savoir son début et sa fin. En effet, le plus difficile pour les activités auxquelles nous sommes réticents est habituellement de les démarrer. Au contraire, pour les activités qui mobilisent facilement notre attention, il sera généralement compliqué de les arrêter. Pour prendre une analogie avec les avions, les étapes les plus critiques d'un vol sont généralement le décollage et l'atterrissage, tandis qu'entre les deux l'avion est idéalement en régime de croisière. Ce « régime établi » lors de la réalisation d'une tâche étant un peu le Saint-Graal dont parlent les livres de productivité personnelle (le fameux mind like water
). Et bien qu'il puisse y avoir des perturbations au cours de la réalisation d'une tâche, par exemple lorsque nous sommes distraits ou bloquons sur quelque chose, d'expérience personnelle le plus dur est de changer d'activité, c'est-à-dire d'aller contre l'inertie de ce que nous sommes en train de faire.
L'utilisation d'un minuteur permet ainsi astucieusement d'encadrer le début et la fin d'une tâche. Pour les activités qui retiennent notre attention, comme par exemple surfer sur Internet, regarder une série, etc., nous pouvons fixer une limite de temps, la sonnerie du minuteur nous permettant de sortir plus facilement de l'activité. Pour les tâches que nous devons réaliser, le minuteur nous aide à rentrer plus facilement dans la tâche en marquant clairement son début et sa durée. Ainsi, le minuteur peut nous aider à éviter les distractions en cours en nous rappelant ce que nous sommes en train d'effectuer et le temps qu'il reste à l'effectuer. (Évidemment, il convient d'être impliqué durant le temps imparti, si l'on attend juste que le temps passe ça ne sert bien sûr à rien.)
Un autre avantage du minuteur est que celui-ci nous permet de s'assurer quantitativement du temps que nous passons sur une certaine tâche, ce qui permet de faire un suivi précis de ses objectifs. Par exemple, quelqu'un souhaitant écrire 30 minutes tous les jours pourra facilement s'assurer de cette routine grâce à un minuteur. Par ailleurs, son utilisation permet de mieux évaluer le temps que prennent certaines tâches. Et à force de l'utiliser, on devient de plus en plus capable d'estimer avec précision la durée des activités.
Ceci m'amène à discuter du pattern suivant en organisation personnelle : une tâche tend à occuper l'ensemble du temps qu'on lui alloue. L'exemple classique consiste à dire que si l'on donne à quelqu'un 2 heures afin d'écrire une dissertation, le résultat sera qualitativement similaire à si on lui avait donné 3 heures. L'idée derrière rejoint un peu le principe des rendements dégressifs (ou « loi 20/80 »), un trope en organisation personnelle. L'utilisation d'un minuteur peut ainsi aider à se fixer une limite de temps déterminée afin de réaliser quelque chose. Cela peut aider à créer un sentiment de pression et ainsi à être plus productif.
Exemple Le soir après avoir mangé... je n'ai pas toujours envie de faire la vaisselle ! Il m'arrive alors de dire « Allez, je fais juste 5 minutes de vaisselle », en mettant un minuteur de 5 minutes. Étant donné que cela paraît peu, il est plus facile de m'y mettre puisque la tâche paraît simple. Et la bonne surprise, c'est que 5 minutes suffisent généralement afin de faire toute la vaisselle. L'effet positif qui s'ajoute à cela, c'est qu'étant donné que le temps que j'ai limité, cela me motive à faire la vaisselle de manière efficace.
À ce propos, l'utilisation d'un minuteur peut également constituer une bonne thérapie pratique contre le perfectionnisme. Pour reprendre l'exemple de la vaisselle, un bon exercice si l'on est maniaque consiste à s'arrêter immédiatement après 5 minutes même s'il reste de la vaisselle, et à accepter l'« imperfection » qui en résulte. Un autre bon exemple où l'on peut appliquer ce principe est par exemple en aspirant la maison : plutôt que de vouloir tout aspirer à chaque fois, on se fixe 10 ou 15 minutes et l'on s'y tient, même si tout n'est pas aspiré à l'issue de cette période.
En outre, on peut se servir d'un minuteur afin de respecter un temps de pause précis. Lorsque l'on couple cette idée avec le fait que le cerveau perd sa concentration au bout d'un certain temps d'activité, on en arrive à la stratégie suivante qui est terriblement efficace : enchaîner une session de quelques dizaines de minutes d'activité (20 à 40) avec quelques minutes de pause (5 à 10), et recommencer ce format. Par exemple être concentré sur une tâche pendant 30 minutes, puis prendre une pause de 10 minutes, et recommencer ce cycle. Au niveau des durées, ce sera à vous de voir de tâtonner pour voir ce qui vous convient le mieux. (J'avais personnellement démarré avec un découpage 20 minutes d'activités, 5 minutes de pauses, mais aujourd'hui je préfère plutôt 30 minutes d'activités / 10 minutes de pause).
L'énorme avantage de ce format c'est que cela trompe en quelque sorte notre cerveau : nous arrêtons l'activité et détournons son attention avant que celui-ci ne soit lassé. Cela force aussi à prendre des pauses salutaires et brise la monotonie de l'activité en cours. Pour profiter pleinement de la pause, je conseille d'ailleurs la chose suivante : si l'activité que l'on fait est plutôt « intellectuelle » (par exemple un travail sur un ordinateur), alors il vaut mieux réaliser une activité plus physique, qui fait bouger durant sa pause. Tandis que si l'activité que l'on fait est plutôt manuelle (par exemple des réparations à la maison), alors on peut faire une activité plus reposante durant sa pause. L'idée c'est vraiment que notre cerveau fasse quelque chose de différent : si l'on travaille sur un ordinateur et que pendant la pause nous restons sur notre ordinateur, alors la pause ne sera pas du tout efficace.
Mais ce que j'adore faire avec cette technique, c'est réaliser des « supersets » : je profite de mes pauses afin de réaliser des petites tâches domestiques, comme par exemple faire la vaisselle, ranger, faire une machine, etc. En effet, lorsque je n'utilise pas cette technique, il m'arrive fréquemment d'arriver en fin de journée et d'avoir l'impression de n'avoir fait qu'une seule chose (l'activité sur laquelle j'étais concentré), d'avoir encore pleins de petites tâches à faire, avec toute la fatigue et charge mentale que cela représente. Alors que lorsque j'utilise cette tactique, j'ai l'impression d'avoir fait plein de choses durant ma journée, ce qui me donne une vraie satisfaction.
Et pour clôturer cette section sur les minuteurs, je mentionnerai également un phénomène qui risque d'arriver : parfois lorsque la sonnerie retentira vous aurez envie de continuer à faire ce que vous êtes en train de faire. Mais après tout, si ce que vous faites est productif, que vous n'avez pas quelque chose d'autre sur le feu, et que vous avez envie de continuer, et bien tant mieux, continuez ! S'il y a bien sûr un équilibre à trouver avec sa capacité de discipline personnelle, il ne faut pas perdre de vue que le vrai objectif n'est pas de respecter des minuteurs mais bien de vous aider à passer plus du temps sur vos projets.
Aujourd'hui, nous nous retrouvons pour un article à propos de la tenue d'un journal en organisation personnelle. Commençons pour cela par expliciter la propriété principale d'un journal, à savoir qu'il s'agit d'un système de notes chronologiques. En d'autres termes, les notes d'un journal ont pour particularité d'être organisées linéairement par rapport au moment où celles-ci ont été écrites. L'archétype du journal, c'est bien sûr le journal intime, où chaque entrée reflétant les pensées ou idées de l'auteur est datée. Mais la tenue d'un journal ne se limite pas au cadre du carnet intime : maintenir un cahier de bord, ou fichier « log », dans ses projets qu'ils soient privés ou professionnels est une pratique pouvant être très utile.
Étant donné sa structure chronologique, la tenue d'un journal au format papier est un des rares cas où un cahier se révèle parfaitement adapté. En effet, la structure d'un cahier est elle aussi intrinsèquement linéaire puisque ses pages ne peuvent être déplacées, et que les nouvelles informations sont généralement destinées à être insérées à la suite des précédentes (point que je développerai plus en détail dans un futur article).
L'agenda, auquel je consacrerai aussi un article, s'apparente ainsi au journal puisque lui aussi est organisé chronologiquement. Toutefois une de ses spécifités supplémentaires réside dans l'espace fixe d'écriture (du moins dans le cas du format papier) étant préréservé pour chaque jour, ce qui permet notamment de pouvoir inscrire une information à une date ultérieure. Tandis que dans le cas du journal, le principe de base est que toute information ajoutée est courante. Ce caractère actuel de la prise de notes distingue également le journal de la chronologie, catégorie plus large consistant simplement à organiser des informations temporellement.
D'un point de vue pragmatique, le fonctionnement d'un journal est on ne peut plus simple : il suffit de choisir un support papier (cahier, classeur) ou informatique (fichier au format de son choix) et d'y dater (ou horodater) les notes que l'on y ajoute, tout en maintenant un ordre chronologique.
Les avantages de la tenue d'un journal sont nombreux. Celui-ci remplit tout d'abord une fonction d'historique : il permet de garder des traces du passé, de se rappeler quand est-ce que des évènements ont eu lieu, ce que l'on a fait ou pensé à une certaine date. Ensuite, tenir un carnet de bord permet d'extérioriser ses pensées, ce qui facilite grandement la clarification et l'organisation de ses idées, ses actions, ses projets. Enfin, dans le cas d'un journal introspectif, cette extériorisation peut avoir un effet thérapeutique et émotionnel bénéfique.
Dans la sphère professionnelle, la tenue d'un journal est une pratique courante dans certains métiers comme par exemple chez les développeurs informatiques qui documentent abondamment les modifications apportées à leurs programmes. Et lorsque l'on travaille avec des clients, des fournisseurs, ou simplement des contacts divers, il est pertinent de garder un historique des interactions avec ceux-ci.
Pour un projet en général, on pourra donc si on le souhaite maintenir un journal qui recensera les étapes-clés de celui-ci : réunions, actions, évènements, livraisons, etc. J'utilise pour cela un simple fichier intitulé Log que je place dans le dossier du projet et qui me sert à cet effet.
Une autre pratique professionnelle qui peut être enrichissante consiste à noter quotidiennement ce que l'on a réalisé au cours de la journée, soit au fur et à mesure, soit en établissant un bilan en fin de journée. Ce rituel permet de prendre de la distance par rapport à ce que nous avons réalisé au cours de la journée, et nous donner un sentiment d'accomplissement. Un tel carnet de route peut d'ailleurs être l'extension d'une todo list, où chaque tâche terminée est archivée dans un journal. (Cependant dans le cas où l'archive est réalisée automatiquement, on perd les bénéfices de réviser soi-même sa journée.)
Dans le même ordre d'idée, il est aussi possible de créer divers journaux thématiques. Par exemple, on peut tenir un journal de ses rêves, un journal de gratitude, etc. Et pour toute pratique d'une discipline, tenir un journal permet de suivre ses progrès et aide ainsi à poursuivre ses objectifs. Si l'on fait du sport par exemple, on pourra tenir un journal de ses performances. Si l'on fait de la musique, un journal qui détaille ce que nous faisons à chaque séance. Ou encore un carnet de lecture ou de voyage.
Enfin, contrairement aux journaux thématiques, le fameux journal intime, a quant à lui plutôt la vocation de nous permettre d'écrire sur tous les sujets qui nous passent par la tête. Lorsque l'on maintient un journal intime depuis plusieurs années, il se pose donc la question de comment pouvoir retrouver facilement un passage que l'on a écrit. Pour cette raison, il peut être intéressant d'ajouter des indications de catégories (tags
) à ses notes. Alternativement, on pourra préférer une organisation thématique des idées, et non plus calendaire, pour constituer un recueil d'idées, ou zettelkasten, dont je discuterai ultérieurement.
En conclusion la tenue de journaux est une habitude intéressante à tester et personnaliser pour votre organisation personnelle. Si vous voulez vous lancer dans un journal, sachez que cela s'accompagne d'une routine d'écriture qu'il convient d'entretenir. Certains journaux devront être complétés au fur et à mesure de vos activités, mais pour d'autre, comme le journal intime, il est fructueux de planifier les moments ou le temps que l'on y consacre. Typiquement, je peux décider d'écrire dans mon journal intime tous les jours avant d'aller dormir.